Guide
Comment séparer les documents de chaque client du cabinet et n'interroger qu'un seul
Un dossier (ou un espace) par client et par période pour les CFDI, relevés bancaires et numérisations d'un cabinet comptable au Mexique, et l'IA qui permet d'interroger ce seul client et de partager avec lui.
Publié le 1 septembre 2026 · Mis à jour le 1 septembre 2026
La réponse courte
Pour séparer les documents de chaque client d'un cabinet comptable au Mexique, la règle est un dossier (ou un espace) par client et, à l'intérieur, un par période : c'est là que vont ses CFDI en XML, ses relevés bancaires en PDF et ce qui arrive numérisé. Avec ça, vous pouvez déjà chercher chez un seul client sans que celui d'un autre s'y glisse.
Et oui, il existe une IA qui permet d'interroger uniquement ce client et cette période, et de partager cet espace avec lui ou avec votre assistant : Wurz, conçu au Mexique, avec les fichiers dans votre propre Drive.
Le problème
Tout en vrac
Les documents d'un cabinet vivent en général de l'une de deux façons. La première est un énorme dossier dans Drive ou sur le bureau, avec des fichiers nommés « facture (3).pdf » et « releve mars.pdf », où les relevés du client A côtoient les XML du client B. La seconde est une conversation ChatGPT où l'on colle les documents au fur et à mesure, et qui à la troisième conversation ne sait plus à qui appartient quoi.
Les deux échouent pour la même raison : il n'y a pas de frontière entre clients. Quand vous demandez « combien de loyer a-t-il payé en mars ? », la réponse peut venir du mauvais client, et vous ne le découvrez que lorsque le chiffre est déjà dans un document de travail. Avec trente clients et des milliers de documents par an, cette erreur arrive tôt ou tard. Et la corriger coûte une soirée.
L'option du chat a un autre problème : ce sont des documents de tiers, et les envoyer à un chat public a des conséquences que nous expliquons déjà dans le guide Est-il sûr de téléverser les informations de vos clients sur ChatGPT ?. Ici, nous nous en tenons au classement.
Avec ou sans Wurz
Comment classer par client et par période
Si votre Drive est déjà classé par client, sautez cette section. Sinon, ceci fonctionne avec ce que vous avez déjà, Google Drive, OneDrive ou un dossier partagé du cabinet. La structure qui se casse le moins avec le temps est celle-ci :
Clients/
Comercializadora Norte SA de CV (RFC)/
2026/
01 Janvier/
CFDI émis/
CFDI reçus/
Relevés bancaires/
Autres (contrats, accusés, numérisations)/
02 Février/
...
Panadería La Espiga (RFC)/
2026/
...Trois règles pour qu'elle tienne
- 01
Le client est le dossier racine, pas le type de document
Si vous commencez par « Relevés / Factures / Contrats » et mettez les clients dedans, chaque recherche vous oblige à ouvrir trois dossiers. Dans l'autre sens, un client est un seul dossier que vous pouvez partager en entier.
- 02
La période porte un numéro devant
« 01 Janvier », « 02 Février » : ainsi l'ordre alphabétique suit le calendrier.
- 03
Les numérisations restent avec le reste
Pas dans un dossier « en attente » à part. Un relevé arrivé par WhatsApp en photo reste le relevé de mars ; mis de côté, il se perd.
Avec cette structure, la recherche de Drive permet déjà de limiter une recherche à un dossier, et les méthodes du guide comment chercher dans plusieurs PDF à la fois fonctionnent par client. La limite est la même que toujours : vous cherchez des mots exacts, les numérisations ne se laissent pas chercher sans OCR, et partager le dossier avec le client, c'est le partager en entier, sans pouvoir lui dire « ici, vous pouvez poser vos questions ».
Segmenter et partager
Ce que Wurz fait de cette structure
Wurz reprend cette même séparation et en fait des espaces. Un espace, c'est un client et une période, avec tout ce qui est arrivé ce mois-là ; si quelque chose arrive numérisé, Wurz lui applique un OCR à la réception. À l'intérieur, vous posez la question en langage normal, « quelles factures de mars n'ont toujours pas de complément de paiement ? », et il répond avec la citation exacte, quel document et quel passage, pour que vous la vérifiiez vous-même contre l'original. Ce qui se trouve dans l'espace d'un autre client n'existe pas pour cette conversation.
La deuxième chose, c'est ce qu'aucun dossier ne fait : partager l'espace avec des permissions. Il y a quatre rôles, consultation seule, dépôt et organisation, administration de l'équipe, et propriétaire de l'espace. Vous pouvez inviter votre assistant pour déposer les documents du mois, et le client pour qu'il entre interroger ce qui est à lui. Le client ne voit personne d'autre et ne peut rien supprimer. Qui entre seulement pour lire et poser des questions ne compte pas dans le forfait.
Et Wurz ne garde pas vos fichiers. Ils restent dans votre Drive, OneDrive ou Dropbox, dans un dossier que Wurz y crée ; ils ne sont envoyés ni à ChatGPT ni à aucun chat public. Wurz conserve des résumés et des références, pas le fichier. Nous l'expliquons en entier dans comment ça marche.
Exemples
Cinq questions que vous poseriez à un seul client
Avec l'espace d'un client ouvert, voici de vraies questions de clôture mensuelle :
- «Quels CFDI reçus en mars n'apparaissent pas comme payés sur le relevé bancaire ?»
- «Donne-moi toutes les factures de loyer du premier trimestre avec leur UUID.»
- «À combien s'élèvent les frais bancaires de janvier à mars ?»
- «Y a-t-il un fournisseur que nous avons facturé plus d'une fois pour le même poste ?»
- «Dans quel document apparaît le dépôt de 48 500 $ du 14 février ?»
Le jugement reste le vôtre : Wurz n'interprète pas la loi et ne dépose pas de déclarations.
Questions fréquentes
Ce qu'on demande le plus à ce sujet
Puis-je partager l'espace avec mon client ?
Oui. Vous l'invitez dans l'espace de son entreprise avec le rôle de consultation et il entre pour interroger ses propres documents. Il ne voit pas vos autres clients et ne peut ni déposer ni supprimer quoi que ce soit. Si vous voulez qu'il dépose aussi, donnez-lui le rôle de dépôt et d'organisation.
Mes fichiers sont-ils envoyés à ChatGPT ?
Non. Les originaux vivent dans votre Drive, OneDrive ou Dropbox, dans un dossier que Wurz y crée. Wurz conserve des résumés et des références pour pouvoir répondre et citer, pas une copie du fichier. Quel fournisseur lit ces passages, et depuis où, est écrit nommément dans la politique de confidentialité et sur la page sécurité.
Ça marche si mes documents sont des numérisations ou des photos de téléphone ?
Oui, tant que ce sont des PDF. Wurz leur applique un OCR à la réception, donc un relevé numérisé s'interroge comme un relevé numérique. Pour les photos seules (JPG), nous ne l'affirmons pas encore, faute de l'avoir testé à fond.
Combien coûte un espace par client ?
Le forfait gratuit ne demande pas de carte : une personne dépose des fichiers, toute l'équipe peut entrer pour lire et poser des questions, et Wurz lit jusqu'à 22 documents par mois. Les forfaits payants commencent à 349 $ MXN par mois, IVA incluse. Ce qui change entre forfaits, c'est combien de personnes déposent et combien de documents et de questions vous traitez ; le détail est sur la page des tarifs.
Dois-je réorganiser tout mon Drive avant de commencer ?
Non. Vous pouvez commencer avec un client et une période, celle que vous clôturez cette semaine, et laisser le reste tel quel. La structure de dossiers de ce guide sert pour ce qui reste hors de Wurz.
Pour commencer
Commencez par un client
Ouvrez un espace pour le client que vous clôturez cette semaine, déposez ses CFDI et le relevé du mois, et posez la première question de la liste. Si la citation vous convainc, invitez votre assistant.
Essayez avec vos vrais documents
Téléversez une poignée de justificatifs du client qui vous donne le plus de fil à retordre et posez la question qui vous prend normalement une demi-heure. C'est comme ça que vous saurez si ça vaut le coup.
Sans carte bancaire. Rien à installer.