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Guide

Combien de temps garder les documents d'un client du cabinet

Les délais légaux pour les factures, la comptabilité et les documents du travail d'un client, et que faire quand le SAT demande un document que vous ne retrouvez plus.

Publié le 14 septembre 2026 · Mis à jour le 14 septembre 2026

La réponse courte

La comptabilité et les factures (CFDI) d'un client se gardent cinq ans, comptés depuis le dépôt de la déclaration à laquelle elles correspondent, pas depuis la date du document. Les actes de l'entreprise (constitution, capital, fusion) se gardent tant que la société existe. Les documents du travail se gardent la dernière année de la relation, plus une après.

Ce chiffre, c'est la partie facile. Ce qui coûte vraiment dans un cabinet, ce n'est pas de mémoriser cinq ans : c'est que ce délai court en même temps pour trente ou cent clients, avec des dossiers d'années différentes, et quand le SAT demande le CFDI de mars 2023 d'un client précis, la question n'est plus « puis-je le supprimer ? », c'est « dans quel dossier est-il rangé ? ».

Le vrai problème

Ce n'est pas le chiffre, c'est le retrouver

Cinq ans, ça tient en une phrase, et n'importe quel comptable le connaît par cœur. Ce qu'un cabinet n'a pas résolu, c'est le reste : cinq ans de factures pour chacun de ses clients, additionnés, ce sont des milliers de XML, des centaines de relevés bancaires et un dossier qui a changé de structure au moins une fois pendant ce temps.

Le SAT ne demande pas « la comptabilité de 2023 ». Il demande un CFDI précis, d'un client précis, d'un mois précis, et donne un délai court pour le remettre. C'est le moment où le délai légal cesse d'être le problème — vous saviez déjà qu'il fallait le garder — et où le problème devient : où est-il rangé.

Avec un seul client, n'importe quel dossier suffit. Avec trente ou cent, et des années qui s'accumulent, le défi cesse d'être fiscal et devient organisationnel : deux choses différentes que ce guide sépare volontairement.

Les délais

Combien de temps garder chaque type de document

Sept lignes, trois lois différentes. Aucun chiffre ici n'a bougé parce qu'un chat d'IA l'a dit : la source, c'est toujours la loi, citée par article.

Délais de conservation des documents d'un client, par type, fondement légal et point de départ
Type de documentDélaiFondement légalPoint de départ
CFDI, relevés bancaires et comptabilité en général5 ansCFF, art. 30À partir du dépôt (ou de la date à laquelle elle aurait dû être déposée) de la déclaration correspondante
Statuts constitutifs, procès-verbaux d'augmentation ou de réduction de capital, fusion, scission et liquidation de la sociétéTant que la société existeCFF, art. 30À partir de la date du procès-verbal
Documentation justifiant une perte fiscale que le client continue de compenserTout le temps où il a le droit de la compenser, plus 5 ansCFF, art. 30À partir de la génération de la perte
Ce que le SAT peut contrôler chez un client (pouvoirs de vérification)5 ans ; 10 si le client ne s'est pas immatriculé au RFC, n'a pas tenu de comptabilité ou n'a pas déposé sa déclaration annuelle alors qu'il y était tenuCFF, art. 67À partir du dépôt de la déclaration ou de la date à laquelle elle aurait dû l'être
Contrats de travail individuels des employés du clientPendant toute la durée de la relation de travail, plus 1 anLFT, art. 804(I)À partir de la fin de la relation de travail
Bulletins de paie, contrôles de présence et justificatifs de participation aux bénéfices, congés payés, prime de fin d'année et cotisations socialesLa dernière année de la relation, plus 1 an aprèsLFT, art. 804(II à IV)À partir de la fin de la relation de travail
Données personnelles de clients ou de leurs employés qui ne servent plus la finalité de votre politique de confidentialitéDoivent être annulées (blocage puis suppression), sauf si une autre loi impose de les conserver plus longtempsLFPDPPP, art. 11Dès qu'elles ne sont plus nécessaires à cette finalité

Le délai fiscal et celui de la protection des données peuvent se heurter : un CFDI cesse de servir la finalité de l'avis de confidentialité de votre client bien avant d'atteindre les cinq ans que demande le SAT. Dans ce cas, c'est la loi qui impose de le garder qui l'emporte, l'art. 11 de la LFPDPPP le prévoit déjà, exactement ce que fait l'art. 30 du CFF avec la comptabilité.

Ce qui piège

Deux cas que le tableau, seul, n'explique pas

01

Quand le SAT peut remonter jusqu'à dix ans

Le délai normal pour un contrôle du SAT est de cinq ans, mais il passe à dix quand le client ne s'est jamais immatriculé au RFC, n'a tenu aucune comptabilité, ou n'a jamais déposé sa déclaration annuelle alors qu'il y était tenu (CFF, art. 67). Garder seulement cinq ans « au cas où » ne couvre pas ces trois cas.

Si l'un des trois est arrivé à un client au cours d'un exercice donné, cette année précise reste exposée au contrôle pendant dix ans, pas cinq. Mieux vaut signaler ces années dans le dossier du client que supposer que tous les exercices tournent sur la même horloge.

02

Quand le client reporte des pertes fiscales

Une perte fiscale que le client continue de compenser allonge la durée de conservation des documents qui la justifient : il faut les garder pendant tout le temps où le droit de la compenser existe, plus cinq ans une fois ce droit épuisé (CFF, art. 30).

C'est l'exception la plus souvent oubliée, car elle n'a pas de date fixe : cela dépend du moment où le client finit d'utiliser la perte, et seule la personne qui tient sa déclaration annuelle à jour le sait.

Avant de dire qu'on peut supprimer

Sept choses à vérifier

Aucune ne nécessite un avocat. Ce sont des questions dont la réponse est dans le tableau ci-dessus ou dans le dossier du client.

  1. Vérifiez que vous avez le XML du CFDI, pas seulement le PDF

    Le XML est le justificatif fiscal complet ; un PDF sans son XML ne prouve rien au SAT.

  2. Comptez les cinq ans à partir de la déclaration, pas de la facture

    Le délai d'une facture de janvier démarre au dépôt de la déclaration de l'exercice auquel elle appartient, en général déposée des mois plus tard.

  3. Mettez les actes de la société dans un dossier qu'on ne touche jamais

    Statuts constitutifs, changements de capital, fusion, scission : conservés tant que la société existe, pas cinq ans.

  4. Repérez les années où un client n'a pas bien tenu sa comptabilité ou n'a pas déclaré

    Ces années restent exposées au contrôle jusqu'à dix ans, pas cinq.

  5. Si un client compense des pertes fiscales, classez cette documentation à part

    Le délai est différent : tant que dure le droit de la compenser, plus cinq ans.

  6. Séparez les documents du travail des documents fiscaux

    Ils relèvent d'une autre loi (LFT) avec un délai plus court : la dernière année de la relation, plus une.

  7. Avant de supprimer pour protection des données, vérifiez si le délai fiscal court encore

    Une donnée personnelle s'annule quand elle ne sert plus à la finalité de l'avis de confidentialité, mais si le CFDI qui la contient est encore dans ses cinq ans fiscaux, la loi fiscale prime.

Où intervient Wurz

Wurz ne fixe pas les délais, il aide à retrouver le document

Quand le SAT demande le CFDI de mars 2023 d'un client précis, Wurz ne décide pas si vous pouvez le supprimer, c'est le tableau ci-dessus qui le dit. Il s'occupe de l'autre moitié du problème : il organise des milliers de CFDI et de relevés bancaires par client et par période, et quand vous l'interrogez, il vous dit dans quel document se trouve la réponse, avec la citation exacte pour que vous la vérifiiez vous-même.

Cela ne remplace pas votre sauvegarde. Les documents continuent de vivre dans votre Drive, Dropbox ou OneDrive, Wurz n'est pas l'endroit où vit votre seule copie, et les conserver aussi longtemps que la loi l'exige reste votre responsabilité envers le SAT, que Wurz soit dans la boucle ou non.

Ce que Wurz ne fait pas : il ne fixe pas de délais, n'interprète pas la loi et ne remplace pas votre sauvegarde. Il trouve et cite ce que vous avez déjà en réserve ; combien de temps le garder, c'est le tableau ci-dessus qui le dit, pas Wurz.

Si vous n'avez pas encore un dossier par client et par période, commencez par comment organiser les documents de chaque client : les délais de ce guide s'appliquent plus facilement sur cette structure.

Et si ce qui vous inquiète, c'est où vont vos fichiers pendant que vous les conservez, c'est traité à part dans sécurité.

Voir comment Wurz fonctionneVoir les forfaits

Questions fréquentes

Ce qu'on demande le plus à ce sujet

Combien d'années dois-je garder les factures d'un client ?

Cinq ans, comptés à partir du dépôt (ou de la date à laquelle elle aurait dû être déposée) de la déclaration fiscale à laquelle cette facture correspond, et non de la date du CFDI (Código Fiscal de la Federación, art. 30). Si la facture justifie une perte fiscale que le client continue de compenser, le délai s'allonge : il dure tant que le droit de la compenser existe, plus cinq ans.

Combien de temps un cabinet doit-il garder les documents fiscaux de ses clients ?

La règle générale de l'art. 30 du CFF est de cinq ans pour la comptabilité et la documentation fiscale, comptés depuis la déclaration correspondante. Certains documents échappent à cette règle et se gardent plus longtemps : les statuts constitutifs et les procès-verbaux de changement de capital, de fusion ou de scission se conservent tant que la société existe, quel que soit le nombre d'années écoulées.

Que se passe-t-il si le SAT demande un document que j'ai déjà supprimé ?

Cela dépend de si le délai légal était déjà écoulé. Si le SAT demande un CFDI vieux de trois ans et que la comptabilité de votre client était en règle, ce document aurait encore dû être conservé — le délai est de cinq ans, ou de dix si le client ne s'est jamais immatriculé au RFC, n'a tenu aucune comptabilité, ou n'a jamais déposé sa déclaration annuelle (CFF, art. 67) — et ne pas l'avoir se règle avec votre client et son conseil juridique, pas avec ce guide. Si le délai était réellement écoulé et que le document n'avait plus d'obligation de conservation, il n'y a aucune faute à signaler.

Combien de temps dois-je garder la comptabilité complète d'un client, pas seulement ses factures ?

La même règle de cinq ans de l'art. 30 du CFF couvre la comptabilité complète — écritures, balances, documents de travail —, pas seulement les CFDI. L'exception, ce sont les documents qui, par nature, n'expirent pas tant que l'entreprise existe : statuts constitutifs et procès-verbaux de changement de capital, fusions et scissions.

Les documents du travail des employés d'un client se gardent-ils aussi longtemps que les factures ?

Non, ils suivent leur propre délai, sous une autre loi. Les contrats de travail individuels se gardent pendant toute la durée de la relation de travail plus un an (Ley Federal del Trabajo, art. 804(I)) ; les bulletins de paie, les contrôles de présence et les justificatifs de participation aux bénéfices, congés payés et prime de fin d'année se gardent la dernière année de la relation plus une après (même article, sections II à IV). Ce sont des délais plus courts que les cinq ans fiscaux, et ils courent séparément.

Essayez avec vos vrais documents

Téléversez une poignée de justificatifs du client qui vous donne le plus de fil à retordre et posez la question qui vous prend normalement une demi-heure. C'est comme ça que vous saurez si ça vaut le coup.

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