Guía
Cómo separar los documentos de cada cliente del despacho y preguntarle a uno solo
Una carpeta (o un espacio) por cliente y periodo para los CFDI, estados de cuenta y escaneos de un despacho contable en México, y la IA que te deja preguntar solo a ese cliente y compartirlo con él.
Publicado el 1 de septiembre de 2026 · Actualizado el 1 de septiembre de 2026
La respuesta corta
Para separar los documentos de cada cliente de un despacho contable en México, la regla es una carpeta (o un espacio) por cliente y, dentro, una por periodo: ahí van sus CFDI en XML, sus estados de cuenta en PDF y lo que llegue escaneado. Con eso ya puedes buscar en un solo cliente sin que se cuele lo de otro.
Y sí existe una IA que te deja preguntar solo sobre ese cliente y ese periodo, y compartir ese espacio con él o con tu auxiliar: Wurz, hecho en México, con los archivos en tu propio Drive.
El problema
Todo junto
Los documentos de un despacho suelen vivir en una de dos formas. La primera es una carpeta enorme en Drive o en el escritorio, con archivos que se llaman «factura (3).pdf» y «edo cta marzo.pdf», donde los estados de cuenta del cliente A conviven con los XML del cliente B. La segunda es un chat de ChatGPT al que le pegas documentos conforme los necesitas, y que a la tercera conversación ya no sabe de quién es qué.
Las dos fallan por el mismo motivo: no hay frontera entre clientes. Cuando preguntas «¿cuánto pagó de renta en marzo?», la respuesta puede venir del cliente equivocado, y tú no te enteras hasta que el dato está en un papel de trabajo. Con treinta clientes y miles de documentos al año, ese error llega tarde o temprano. Y corregirlo cuesta tarde.
La opción del chat tiene además otro problema: son documentos de terceros, y subirlos a un chat público tiene consecuencias que ya explicamos en la guía ¿Es seguro subir información de tus clientes a ChatGPT?. Aquí nos quedamos con el orden.
Con o sin Wurz
Cómo organizar por cliente y periodo
Si tu Drive ya está ordenado por cliente, sáltate esta sección. Si no, esto funciona con lo que ya tienes, Google Drive, OneDrive o una carpeta compartida del despacho. La estructura que menos se rompe con el tiempo es esta:
Clientes/
Comercializadora Norte SA de CV (RFC)/
2026/
01 Enero/
CFDI emitidos/
CFDI recibidos/
Estados de cuenta/
Otros (contratos, acuses, escaneos)/
02 Febrero/
...
Panadería La Espiga (RFC)/
2026/
...Tres reglas para que aguante
- 01
El cliente es la carpeta raíz, no el tipo de documento
Si empiezas por «Estados de cuenta / Facturas / Contratos» y adentro pones los clientes, cada consulta te obliga a abrir tres carpetas. Al revés, un cliente es una sola carpeta que puedes compartir completa.
- 02
El periodo va con número adelante
«01 Enero», «02 Febrero»: así el orden alfabético coincide con el del calendario.
- 03
Lo escaneado se guarda con el resto
No en una carpeta aparte de «pendientes». Un estado de cuenta que llegó por WhatsApp como foto sigue siendo el estado de cuenta de marzo; si lo apartas, se pierde.
Con esta estructura, el buscador de Drive ya te deja acotar una búsqueda a una carpeta, y los métodos de la guía cómo buscar dentro de varios PDF a la vez funcionan por cliente. El límite es el de siempre: buscas palabras exactas, los escaneos no se dejan buscar sin OCR, y compartir la carpeta con el cliente es compartirla toda, sin decirle «aquí puedes preguntar».
Segmentar y compartir
Qué hace Wurz con esa estructura
Wurz toma esa misma separación y la convierte en espacios. Un espacio es un cliente y un periodo, con todo lo que le llegó ese mes; si algo viene escaneado, Wurz le aplica OCR al recibirlo. Ahí adentro le preguntas en español, «¿qué facturas de marzo siguen sin complemento de pago?», y responde con la cita exacta, qué documento y qué fragmento, para que lo compruebes tú contra el original. Lo que está en el espacio de otro cliente no existe para esa conversación.
Lo segundo es lo que ninguna carpeta hace: compartir el espacio con permisos. Hay cuatro roles, quien solo consulta, quien sube y organiza, quien administra el equipo y quien es dueño del espacio. Puedes invitar a tu auxiliar para que suba los documentos del mes, y al cliente para que entre a preguntar por lo suyo. El cliente no ve a nadie más ni puede borrar nada. Quien entra solo a leer y preguntar no cuenta en el plan.
Y Wurz no se queda con tus archivos. Siguen en tu Drive, OneDrive o Dropbox, dentro de una carpeta que Wurz crea ahí; no se suben a ChatGPT ni a ningún chat público. Wurz guarda resúmenes y referencias, no el archivo. Eso lo explicamos completo en cómo funciona.
Ejemplos
Cinco preguntas que le harías a un solo cliente
Con el espacio de un cliente abierto, estas son preguntas reales de cierre de mes:
- «¿Qué CFDI recibidos en marzo no aparecen pagados en el estado de cuenta?»
- «Dame todas las facturas de renta del primer trimestre con su UUID.»
- «¿Cuánto suman los cargos de comisiones bancarias de enero a marzo?»
- «¿Hay algún proveedor al que le facturamos más de una vez el mismo concepto?»
- «¿En qué documento aparece el depósito de $48,500 del 14 de febrero?»
El criterio sigue siendo tuyo: Wurz no interpreta la ley ni presenta declaraciones.
Dudas frecuentes
Lo que más se pregunta sobre esto
¿Puedo compartir el espacio con mi cliente?
Sí. Lo invitas al espacio de su empresa con el rol de consulta y él entra a preguntar por sus propios documentos. No ve a tus otros clientes y no puede subir ni borrar nada. Si quieres que también suba, le das el rol de quien sube y organiza.
¿Mis archivos se suben a ChatGPT?
No. Los originales viven en tu Drive, OneDrive o Dropbox, en una carpeta que Wurz crea ahí. Wurz guarda resúmenes y referencias para poder responder y citar, no una copia del archivo. Qué proveedor lee esos fragmentos y desde dónde está escrito con nombre en el aviso de privacidad y en la página de seguridad.
¿Sirve si mis documentos son escaneos o fotos del celular?
Sí, siempre que sean PDF. Wurz les aplica OCR al recibirlos, así que un estado de cuenta escaneado se puede preguntar igual que uno digital. Con fotos sueltas (JPG) todavía no lo afirmamos, porque no lo hemos probado a fondo.
¿Cuánto cuesta tener un espacio por cliente?
El plan gratis no pide tarjeta: una persona sube archivos, todo el equipo puede entrar a leer y preguntar, y Wurz lee hasta 22 documentos al mes. Los planes de pago empiezan en $349 MXN al mes con IVA. Lo que cambia entre planes es cuánta gente sube y cuántos documentos y preguntas procesas; el desglose está en la página de planes.
¿Tengo que reorganizar todo mi Drive antes de empezar?
No. Puedes empezar con un cliente y un periodo, el que estés cerrando esta semana, y dejar el resto como está. La estructura de carpetas de esta guía sirve para lo que se queda fuera de Wurz.
Para empezar
Empieza con un cliente
Abre un espacio con el cliente que cierras esta semana, sube sus CFDI y su estado de cuenta del mes, y hazle la primera pregunta de la lista. Si la cita te convence, invita a tu auxiliar.
Prueba con tus documentos de verdad
Sube un puñado de comprobantes del cliente que más te cueste y hazle la pregunta que normalmente te toma media hora. Con eso vas a saber si sirve.
Sin tarjeta de crédito. Sin instalar nada.