Cuánto tiempo guardar los documentos de un cliente del despacho
Los plazos que marca la ley para las facturas, la contabilidad y los documentos laborales de un cliente, y qué hacer cuando el SAT pide uno que ya no encuentras.
Publicado el 14 de septiembre de 2026 · Actualizado el 14 de septiembre de 2026
La respuesta corta
La contabilidad y las facturas (CFDI) de un cliente se guardan cinco años, contados desde que se presentó la declaración a la que corresponden, no desde la fecha del documento. Las actas de la empresa (constitutiva, capital, fusión) se guardan mientras la sociedad exista. Los documentos laborales se guardan el último año de la relación, más uno después.
Esa cifra es la fácil. Lo que de verdad cuesta en un despacho no es memorizar cinco años: es que ese plazo corre a la vez para treinta o cien clientes, con carpetas de años distintos, y cuando el SAT pide el CFDI de marzo de 2023 de un cliente concreto, la pregunta no es «¿ya lo puedo borrar?», es «¿en qué carpeta quedó?».
El problema real
No es la cifra, es encontrarlo
Cinco años se explica en una frase, y cualquier contador lo sabe de memoria. Lo que un despacho no tiene resuelto es lo otro: cinco años de facturas de cada uno de sus clientes, sumados, son miles de XML, cientos de estados de cuenta y una carpeta que cambió de estructura al menos una vez en ese tiempo.
El SAT no pide «la contabilidad de 2023». Pide un CFDI concreto, de un cliente concreto, de un mes concreto, y da un plazo corto para entregarlo. Ese es el momento en que el plazo legal deja de ser el problema — ya sabías que debías guardarlo — y el problema pasa a ser dónde quedó.
Con un cliente, cualquier carpeta sirve. Con treinta o con cien, y con años que se acumulan, el reto deja de ser fiscal y se vuelve de organización: dos cosas distintas que esta guía separa a propósito.
Los plazos
Cuánto guardar cada tipo de documento
Siete filas, tres leyes distintas. Ninguna cifra de aquí se movió por lo que diga un chat de IA: la fuente es siempre la ley, citada con su artículo.
Plazos de conservación de documentos de un cliente, por tipo, fundamento legal y punto de partida
Tipo de documento
Plazo
Fundamento
Desde cuándo cuenta
CFDI, estados de cuenta y contabilidad en general
5 años
CFF, art. 30
Desde que se presentó (o debió presentarse) la declaración relacionada
Actas constitutivas, de aumento o disminución de capital, fusión, escisión y liquidación de la sociedad
Mientras exista la sociedad
CFF, art. 30
Desde que se levanta el acta
Documentación que soporta una pérdida fiscal que el cliente sigue compensando
Todo el tiempo en que tenga derecho a compensarla, más 5 años
CFF, art. 30
Desde que se generó la pérdida
Lo que el SAT puede revisarle a un cliente (facultades de comprobación)
5 años; 10 si el cliente no se inscribió en el RFC, no llevó contabilidad o no presentó la declaración anual estando obligado
CFF, art. 67
Desde que se presentó o debió presentarse la declaración
Contratos individuales de trabajo de los empleados del cliente
Mientras dure la relación laboral, más 1 año
LFT, art. 804, fracc. I
Desde que termina la relación laboral
Nóminas, listas de raya, controles de asistencia y comprobantes de utilidades, vacaciones, aguinaldo y cuotas de seguridad social
El último año de la relación, más 1 año después
LFT, art. 804, fracc. II a IV
Desde que termina la relación laboral
Datos personales de clientes o sus empleados que ya no sirven para lo que dice tu aviso de privacidad
Se cancelan (bloqueo y después supresión), salvo que otra ley obligue a conservarlos más
LFPDPPP, art. 11
Cuando dejan de ser necesarios para esa finalidad
El plazo fiscal y el de protección de datos pueden chocar: un CFDI deja de servirle al aviso de privacidad de tu cliente mucho antes de cumplir los cinco años que pide el SAT. Cuando eso pasa, gana la ley que obliga a conservarlo, el art. 11 de la LFPDPPP ya lo prevé así, que es exactamente lo que hace el art. 30 del CFF con la contabilidad.
Los que confunden
Dos casos que la tabla, sola, no explica
01
Cuando el SAT puede pedir hasta diez años atrás
El plazo normal para que el SAT revise es de cinco años, pero se extiende a diez cuando el cliente no se inscribió en el RFC, no llevó contabilidad o no presentó la declaración anual estando obligado a hacerlo (CFF, art. 67). Guardar solo cinco años «por si acaso» no cubre estos tres casos.
Si alguno de los tres le pasó a un cliente en algún ejercicio, ese año concreto queda expuesto a revisión durante una década, no cinco. Vale más marcar esos años en la carpeta del cliente que asumir que todos los ejercicios corren con el mismo reloj.
02
Cuando el cliente arrastra pérdidas fiscales
Una pérdida fiscal que el cliente sigue compensando alarga el plazo de conservación de los papeles que la sustentan: hay que guardarlos todo el tiempo en que exista el derecho a compensarla, y cinco años más después de que se agote (CFF, art. 30).
Es la excepción que más se pasa por alto porque no tiene una fecha fija de por vida: depende de cuándo el cliente termine de usar la pérdida, y ese dato solo lo sabe quien lleva su declaración anual al día.
Antes de decir que ya se puede borrar
Siete cosas que revisar
Ninguna necesita un abogado. Son preguntas con respuesta en la tabla de arriba o en el expediente del cliente.
1
Confirma que tienes el XML del CFDI, no solo el PDF
El XML es el comprobante fiscal completo; un PDF sin su XML no acredita nada ante el SAT.
2
Cuenta los cinco años desde la declaración, no desde la factura
Una factura de enero cuenta su plazo desde que se presentó la declaración del ejercicio al que pertenece, que normalmente se presenta meses después.
3
Aparta las actas de la empresa en una carpeta que nunca se toca
Constitutiva, aumentos o disminuciones de capital, fusión, escisión: se guardan mientras exista la sociedad, no cinco años.
4
Marca los años en que un cliente no llevó bien su contabilidad o no declaró
Esos años quedan expuestos a revisión hasta diez años, no cinco.
5
Si un cliente compensa pérdidas fiscales, guarda esa documentación aparte
El plazo corre distinto: mientras dure el derecho a compensarla, más cinco años.
6
Separa los documentos laborales de los fiscales
Tienen otra ley (LFT) y un plazo más corto: el último año de la relación, más uno.
7
Antes de borrar por protección de datos, revisa si el plazo fiscal sigue vigente
Un dato personal se cancela cuando ya no sirve al aviso de privacidad, pero si el CFDI que lo contiene sigue dentro de sus cinco años fiscales, la ley fiscal manda.
Dónde entra Wurz
Wurz no decide plazos, ayuda a encontrar el documento
Cuando el SAT pide el CFDI de marzo de 2023 de un cliente concreto, Wurz no decide si ya lo puedes borrar, eso lo dice la tabla de arriba. Hace la otra mitad del problema: organiza miles de CFDI y estados de cuenta por cliente y por periodo, y cuando le preguntas, te dice en qué documento está la respuesta, con la cita exacta para que la compruebes tú.
Eso no reemplaza tu respaldo. Los documentos siguen viviendo en tu Drive, Dropbox o OneDrive, Wurz no es donde vive tu única copia, y conservarlos el tiempo que marca la ley sigue siendo tu responsabilidad ante el SAT, tenga Wurz de por medio o no.
Lo que Wurz no hace, para que no haya confusión: no decide plazos, no interpreta la ley y no sustituye tu respaldo. Encuentra y cita lo que ya tienes guardado; cuánto tiempo guardarlo lo dice la tabla de arriba, no Wurz.
Si todavía no tienes una carpeta por cliente y por periodo, empieza por cómo organizar los documentos de cada cliente: los plazos de esta guía se aplican más fácil sobre esa estructura.
Y si lo que te preocupa es a dónde van tus archivos mientras los conservas, eso está aparte en seguridad.
¿Cuántos años debo guardar las facturas de un cliente?
Cinco años, contados desde que se presentó (o debió presentarse) la declaración fiscal a la que corresponde esa factura, no desde la fecha del CFDI (Código Fiscal de la Federación, art. 30). Si la factura sustenta una pérdida fiscal que el cliente sigue compensando, el plazo se extiende: dura mientras exista el derecho a compensarla, más cinco años.
¿Cuánto tiempo se deben guardar los documentos fiscales de un despacho?
La regla general del art. 30 del CFF es cinco años para la contabilidad y la documentación fiscal, contados desde la declaración relacionada. Algunos documentos no entran en esa regla y se guardan más: las actas constitutivas y las de cambios de capital, fusión o escisión se conservan mientras exista la sociedad, sin importar cuántos años pasen.
¿Qué pasa si el SAT pide un documento que ya borré?
Depende de si el plazo legal ya se cumplió. Si el SAT pide un CFDI de hace tres años y la contabilidad de tu cliente estaba en regla, ese documento todavía debía estar guardado —el plazo es de cinco años, o de diez si el cliente no se inscribió en el RFC, no llevó contabilidad o no presentó su declaración anual (CFF, art. 67)— y no tenerlo es algo que se resuelve con tu cliente y su asesor legal, no con esta guía. Si el plazo ya pasó y el documento en verdad ya no tenía obligación de conservarse, no hay falta que reportar.
¿Cuánto tiempo debo guardar la contabilidad completa de un cliente, no solo sus facturas?
La misma regla de cinco años del art. 30 del CFF cubre la contabilidad completa —pólizas, balanzas, papeles de trabajo—, no solo los CFDI. La excepción son los documentos que por su naturaleza no caducan mientras la empresa exista: actas constitutivas y de modificaciones al capital, fusiones y escisiones.
¿Los documentos laborales de los empleados de un cliente se guardan el mismo tiempo que las facturas?
No, tienen su propio plazo y otra ley. Los contratos individuales de trabajo se guardan mientras dure la relación laboral y un año después (Ley Federal del Trabajo, art. 804, fracción I); las nóminas, los controles de asistencia y los comprobantes de utilidades, vacaciones y aguinaldo se guardan el último año de la relación más uno después (mismo artículo, fracciones II a IV). Son plazos más cortos que los cinco años fiscales, y corren por separado.
Prueba con tus documentos de verdad
Sube un puñado de comprobantes del cliente que más te cueste y hazle la pregunta que normalmente te toma media hora. Con eso vas a saber si sirve.