Como separar os documentos de cada cliente do escritório e perguntar só a um

Os documentos de um escritório costumam viver de duas formas. A primeira é uma pasta enorme no Drive ou na área de trabalho, com arquivos chamados «nota (3).pdf» e «extrato marco.pdf», onde os extratos do cliente A convivem com os XML do cliente B. A segunda é um chat do ChatGPT onde você cola documentos conforme precisa, e que na terceira conversa já não sabe de quem é o quê.

As duas falham pelo mesmo motivo: não há fronteira entre clientes. Quando você pergunta «quanto pagou de aluguel em março?», a resposta pode vir do cliente errado, e você só descobre quando o dado já está num papel de trabalho. Com trinta clientes e milhares de documentos por ano, esse erro chega mais cedo ou mais tarde. E corrigi-lo custa uma noite.

A opção do chat tem ainda outro problema: são documentos de terceiros, e enviá-los a um chat público tem consequências que já explicamos no guia É seguro enviar informações dos seus clientes ao ChatGPT?. Aqui ficamos com a organização.

O Wurz pega essa mesma separação e a transforma em espaços. Um espaço é um cliente e um período, com tudo o que chegou naquele mês; se algo vem escaneado, o Wurz aplica OCR ao recebê-lo. Ali dentro você pergunta em linguagem normal, «quais notas de março ainda estão sem complemento de pagamento?», e ele responde com a citação exata, que documento e que trecho, para você conferir contra o original. O que está no espaço de outro cliente não existe para essa conversa.

A segunda coisa é o que nenhuma pasta faz: compartilhar o espaço com permissões. Há quatro papéis, quem só consulta, quem envia e organiza, quem administra a equipe e quem é dono do espaço. Você pode convidar o seu auxiliar para enviar os documentos do mês, e o cliente para entrar e perguntar pelo que é dele. O cliente não vê mais ninguém nem pode apagar nada. Quem entra só para ler e perguntar não conta no plano.

E o Wurz não fica com os seus arquivos. Eles continuam no seu Drive, OneDrive ou Dropbox, dentro de uma pasta que o Wurz cria ali; não são enviados ao ChatGPT nem a nenhum chat público. O Wurz guarda resumos e referências, não o arquivo. Explicamos tudo em como funciona.

Abra um espaço com o cliente que você fecha esta semana, envie os CFDI e o extrato do mês, e faça a primeira pergunta da lista. Se a citação convencer, convide o seu auxiliar.