Quanto tempo guardar os documentos de um cliente do escritório
Os prazos que a lei marca para as notas, a contabilidade e os documentos trabalhistas de um cliente, e o que fazer quando o SAT pede um que você já não encontra.
Publicado em 14 de setembro de 2026 · Atualizado em 14 de setembro de 2026
A resposta curta
A contabilidade e as notas (CFDI) de um cliente se guardam cinco anos, contados a partir de quando foi apresentada a declaração a que correspondem, não da data do documento. As atas da empresa (constitutiva, capital, fusão) se guardam enquanto a sociedade existir. Os documentos trabalhistas se guardam o último ano da relação, mais um depois.
Esse número é o fácil. O que realmente custa num escritório não é memorizar cinco anos: é que esse prazo corre ao mesmo tempo para trinta ou cem clientes, com pastas de anos diferentes, e quando o SAT pede o CFDI de março de 2023 de um cliente concreto, a pergunta não é «já posso apagar?», é «em que pasta ficou?».
O problema real
Não é o número, é encontrar
Cinco anos se explica numa frase, e qualquer contador sabe isso de cor. O que um escritório não tem resolvido é a outra parte: cinco anos de notas de cada um dos seus clientes, somados, são milhares de XML, centenas de extratos bancários e uma pasta que mudou de estrutura pelo menos uma vez nesse tempo.
O SAT não pede «a contabilidade de 2023». Pede um CFDI concreto, de um cliente concreto, de um mês concreto, e dá um prazo curto para entregá-lo. Esse é o momento em que o prazo legal deixa de ser o problema — você já sabia que devia guardá-lo — e o problema passa a ser onde ficou.
Com um cliente, qualquer pasta serve. Com trinta ou com cem, e com anos que se acumulam, o desafio deixa de ser fiscal e passa a ser de organização: duas coisas diferentes que este guia separa de propósito.
Os prazos
Quanto guardar cada tipo de documento
Sete linhas, três leis diferentes. Nenhum número daqui mudou porque um chat de IA disse: a fonte é sempre a lei, citada com o seu artigo.
Prazos de conservação de documentos de um cliente, por tipo, fundamento legal e ponto de partida
Tipo de documento
Prazo
Fundamento
A partir de quando conta
CFDI, extratos bancários e contabilidade em geral
5 anos
CFF, art. 30
A partir de quando a declaração relacionada foi (ou deveria ter sido) apresentada
Atas constitutivas, de aumento ou diminuição de capital, fusão, cisão e liquidação da sociedade
Enquanto a sociedade existir
CFF, art. 30
A partir de quando a ata é lavrada
Documentação que sustenta um prejuízo fiscal que o cliente ainda está compensando
Todo o tempo em que tiver direito a compensá-lo, mais 5 anos
CFF, art. 30
A partir de quando o prejuízo foi gerado
O que o SAT pode fiscalizar de um cliente (faculdades de comprovação)
5 anos; 10 se o cliente não se registrou no RFC, não fez contabilidade ou não apresentou a declaração anual estando obrigado
CFF, art. 67
A partir de quando a declaração foi apresentada ou deveria ter sido
Contratos individuais de trabalho dos funcionários do cliente
Enquanto durar a relação trabalhista, mais 1 ano
LFT, art. 804, fração I
A partir de quando termina a relação trabalhista
Folhas de pagamento, controles de ponto e comprovantes de participação nos lucros, férias, décimo terceiro e contribuições previdenciárias
O último ano da relação, mais 1 ano depois
LFT, art. 804, frações II a IV
A partir de quando termina a relação trabalhista
Dados pessoais de clientes ou dos seus funcionários que já não servem à finalidade do seu aviso de privacidade
Devem ser cancelados (bloqueio e depois supressão), salvo se outra lei obrigar a conservá-los por mais tempo
LFPDPPP, art. 11
Quando deixam de ser necessários para essa finalidade
O prazo fiscal e o de proteção de dados podem colidir: um CFDI deixa de servir à finalidade do aviso de privacidade do seu cliente muito antes de completar os cinco anos que o SAT pede. Quando isso acontece, prevalece a lei que obriga a conservá-lo, o art. 11 da LFPDPPP já prevê isso, que é exatamente o que faz o art. 30 do CFF com a contabilidade.
Os que confundem
Dois casos que a tabela, sozinha, não explica
01
Quando o SAT pode pedir até dez anos atrás
O prazo normal para o SAT fiscalizar é de cinco anos, mas se estende a dez quando o cliente não se registrou no RFC, não fez contabilidade ou não apresentou a declaração anual estando obrigado (CFF, art. 67). Guardar só cinco anos «por precaução» não cobre esses três casos.
Se algum dos três aconteceu com um cliente em algum exercício, esse ano concreto fica exposto a fiscalização por uma década, não cinco. Vale mais marcar esses anos na pasta do cliente do que supor que todos os exercícios correm no mesmo relógio.
02
Quando o cliente carrega prejuízos fiscais
Um prejuízo fiscal que o cliente ainda está compensando prolonga o prazo de conservação dos papéis que o sustentam: é preciso guardá-los todo o tempo em que exista o direito de compensá-lo, e mais cinco anos depois que se esgotar (CFF, art. 30).
É a exceção mais esquecida porque não tem uma data fixa: depende de quando o cliente terminar de usar o prejuízo, e só quem mantém a declaração anual em dia sabe esse dado.
Antes de dizer que já se pode apagar
Sete coisas para conferir
Nenhuma precisa de advogado. São perguntas com resposta na tabela acima ou no arquivo do cliente.
1
Confirme que você tem o XML do CFDI, não só o PDF
O XML é o comprovante fiscal completo; um PDF sem o seu XML não comprova nada ao SAT.
2
Conte os cinco anos a partir da declaração, não da nota
Uma nota de janeiro conta o seu prazo a partir de quando foi apresentada a declaração do exercício a que pertence, normalmente meses depois.
3
Separe as atas da empresa numa pasta que nunca se mexe
Constitutiva, aumentos ou diminuições de capital, fusão, cisão: guardam-se enquanto existir a sociedade, não cinco anos.
4
Marque os anos em que um cliente não manteve a contabilidade em dia ou não declarou
Esses anos ficam expostos a fiscalização por até dez anos, não cinco.
5
Se um cliente compensa prejuízos fiscais, guarde essa documentação à parte
O prazo corre diferente: enquanto durar o direito de compensá-lo, mais cinco anos.
6
Separe os documentos trabalhistas dos fiscais
Têm outra lei (LFT) e um prazo menor: o último ano da relação, mais um.
7
Antes de apagar por proteção de dados, veja se o prazo fiscal ainda está em vigor
Um dado pessoal se cancela quando já não serve à finalidade do aviso de privacidade, mas se o CFDI que o contém ainda está dentro dos seus cinco anos fiscais, a lei fiscal prevalece.
Onde entra o Wurz
O Wurz não decide prazos, ajuda a encontrar o documento
Quando o SAT pede o CFDI de março de 2023 de um cliente concreto, o Wurz não decide se você já pode apagá-lo, isso a tabela acima já diz. Ele resolve a outra metade do problema: organiza milhares de CFDI e extratos bancários por cliente e por período, e quando você pergunta, diz em que documento está a resposta, com a citação exata para você conferir.
Isso não substitui o seu backup. Os documentos continuam vivendo no seu Drive, Dropbox ou OneDrive, o Wurz não é onde vive a sua única cópia, e mantê-los pelo tempo que a lei marca continua sendo responsabilidade sua perante o SAT, com ou sem o Wurz no meio.
O que o Wurz não faz, para não haver confusão: não decide prazos, não interpreta a lei e não substitui o seu backup. Encontra e cita o que você já tem guardado; quanto tempo guardar diz a tabela acima, não o Wurz.
Se você ainda não tem uma pasta por cliente e por período, comece por como organizar os documentos de cada cliente: os prazos deste guia se aplicam mais fácil sobre essa estrutura.
E se o que preocupa você é para onde vão os seus arquivos enquanto os conserva, isso está à parte em segurança.
Quantos anos devo guardar as notas fiscais de um cliente?
Cinco anos, contados a partir de quando a declaração fiscal a que essa nota corresponde foi (ou deveria ter sido) apresentada, não da data do CFDI (Código Fiscal da Federação, art. 30). Se a nota sustenta um prejuízo fiscal que o cliente ainda está compensando, o prazo se estende: dura enquanto existir o direito de compensá-lo, mais cinco anos.
Por quanto tempo se devem guardar os documentos fiscais de um escritório?
A regra geral do art. 30 do CFF é cinco anos para a contabilidade e a documentação fiscal, contados a partir da declaração relacionada. Alguns documentos não entram nessa regra e se guardam por mais tempo: as atas constitutivas e as de mudanças de capital, fusão ou cisão se conservam enquanto existir a sociedade, não importa quantos anos passem.
O que acontece se o SAT pedir um documento que eu já apaguei?
Depende de se o prazo legal já se cumpriu. Se o SAT pede um CFDI de três anos atrás e a contabilidade do seu cliente estava em dia, esse documento ainda devia estar guardado —o prazo é de cinco anos, ou de dez se o cliente não se registrou no RFC, não fez contabilidade ou não apresentou a sua declaração anual (CFF, art. 67)— e não tê-lo é algo que se resolve com o seu cliente e o assessor jurídico dele, não com este guia. Se o prazo já passou e o documento realmente já não tinha obrigação de conservação, não há falta a reportar.
Por quanto tempo devo guardar a contabilidade completa de um cliente, não só as notas?
A mesma regra de cinco anos do art. 30 do CFF cobre a contabilidade completa —lançamentos, balancetes, papéis de trabalho—, não só os CFDI. A exceção são os documentos que por natureza não caducam enquanto a empresa existir: atas constitutivas e de mudanças de capital, fusões e cisões.
Os documentos trabalhistas dos funcionários de um cliente se guardam pelo mesmo tempo que as notas?
Não, têm o seu próprio prazo e outra lei. Os contratos individuais de trabalho se guardam enquanto durar a relação trabalhista e um ano depois (Ley Federal del Trabajo, art. 804, fração I); as folhas de pagamento, os controles de ponto e os comprovantes de participação nos lucros, férias e décimo terceiro se guardam o último ano da relação mais um depois (mesmo artigo, frações II a IV). São prazos mais curtos que os cinco anos fiscais, e correm separadamente.
Experimente com os seus documentos de verdade
Envie um punhado de comprovantes do cliente que mais dá trabalho e faça a pergunta que normalmente leva meia hora. Com isso você vai saber se serve.